De NVDO Sectie Suto is binnen de vereniging Kennisdrager van de thema’s PrestatieManagement en Technische Arbeidsmarkt, bedoeld voor asset owners en toeleveranciers in de keten van alle organisaties, in alle sectoren. De keten staat centraal!
De Sectie Suto voert jaarlijks onderzoek uit in de Nederlandse onderhoudswereld, om zo kennis op te doen van de huidige ontwikkelingen binnen de onderhoudsmarkt en hiermee de NVDO-achterban beter te kunnen ondersteunen.
Dat doet zij binnen het programma “PrestatieManagement” waartoe onder andere (wetenschappelijk)onderzoek, een publicatie en een congres behoren. Dat doen we samen met de leden, collega verenigingen en diverse (technische)universiteiten.
PrestatieManagement; Systeemintregratie
Systeemintegratie met één definitie beschrijven is vrijwel onmogelijk. Hoe de definitie luidt, is sterk afhankelijk van de sector waar een organisatie zich in bevindt en welke afdeling wordt geraadpleegd. In de meest brede zin van de definitie kun je stellen dat systeemintegratie het proces omschrijft van het samenwerken van losse elementen als één groot systeem.
De complexiteit van de wereld om ons heen neemt steeds verder toe. Daarbij zijn er steeds meer factoren die van invloed zijn op projecten binnen Beheer en Onderhoud, een voorbeeld hiervan is het groeiend aantal andere organisaties waarmee men samen moet werken. Iedereen zal onderkennen dat samenwerking essentieel is voor het slagen van een project. Binnen deze samenwerking is het gemeenschappelijke doel de drijfveer, maar hoe werk je optimaal samen om het gemeenschappelijke doel naar voldoening te bereiken? Uit onderzoek van de NVDO Sectie Suto blijkt dat 45% van de ondervraagden niet of slechts deels bekend is met systeemintegratie.
Focus
Beheer en Onderhoud organisaties werken meer en meer binnen ketens samen. Een groter aantal betrokken partijen betekent meer mogelijkheden, maar tegelijkertijd ook een toenemende mate van complexiteit. Het laten samenwerken van technische systemen wordt steeds lastiger door een grote toename van belangrijke data. Daarnaast is het op puur organisatorisch niveau samenwerken ook steeds een grotere uitdaging, door een toename van betrokken partijen met elk hun eigen belangen. Voor deze organisaties is het van belang efficiënte interne en externe samenwerkingen te faciliteren. Focussen op systeemintegratie is hierop het antwoord.
Focussen op systeemintegratie brengt grote voordelen voor Asset Management. Zo verhoogt het de productiviteit, zichtbaarheid en communicatie van processen. Dit komt zowel de organisaties zelf als de assets ten goede. Om systeemintegratie succesvol te laten verlopen, is het van belang bewust te zijn van de uitdagingen van systeemintegratie. Door toenemende complexiteit kan bijvoorbeeld een gebrek aan overzicht al snel volgen. Daarnaast is het samenwerken in ketens functioneel maar levert het ook een toename van belangenverstrengelingen op en kan het lastig zijn raakvlakken te bepalen.
Gelukkig is er een aantal stappen te nemen die succesvolle systeemintegratie faciliteren. Zo helpt het een gemeenschappelijk doel voor ogen te hebben. Andere stappen zijn het; het helder definiëren van systemen, het opstellen van een framework, effectieve besluitvorming en streven naar een open kenniscultuur.
Verbinden
Voor Beheer en Onderhoud is systeemintegratie op de korte termijn al onvermijdelijk. Steeds meer organisaties en systemen raken met elkaar verbonden. Het steeds meer samenwerken in ketens heeft als gevolg dat organisaties gaan fungeren als een ecosysteem, waarbij onderlinge afhankelijkheid steeds belangrijker wordt. Goed samenwerkende systemen zijn dan essentieel. Daarnaast worden technologische innovaties en daarbij toenemende dataverkeer steeds belangrijker. Om dit te onderhouden is ook succesvolle systeemintegratie onmisbaar. Om aan de verwachtingen van de wereld om ons heen te kunnen voldoen is het daarom belangrijk te investeren in systeemintegratie en klaar te zijn voor de toekomst.
Mee doen?
Dat kan. Indien u betrokken wilt worden bij de onderzoeken binnen de Suto Benchmark, laat het dan weten aan het NVDO Secretariaat. Er is altijd een mogelijkheid om deel te nemen in een Ronde Tafel Meeting of we maken een afspraak voor een persoonlijk gesprek. Er zijn klankbordgroepen waarin leden actief kunnen participeren. U kunt input leveren aan het jaarlijkse congres en/of uw casus indienen die we wellicht op kunnen nemen in het Suto Visiedocument.
Aanbevelingen
Gemeenschappelijke doelen
Om systeemintegratie voor Beheer en Onderhoud succesvol te laten verlopen, is het belangrijk eerst een doel op te stellen om vervolgens te bepalen hoe systeemintegratie hieraan kan bijdragen. Beheer en Onderhoud zal steeds meer interactie hebben met andere onderdelen van de keten. Systeemintegratie kan een ingewikkeld proces zijn maar (gemeenschappelijke) doelen voor ogen houden blijkt in de praktijk vaak een effectief hulpmiddel.
Systeemdefinitie
Het zoveel mogelijk in kaart brengen van de eigenschappen van systemen is een belangrijke eerste stap voor systeemintegratie. Door een gedetailleerd overzicht te hebben van de eigenschappen, kan een gefundeerd plan worden gemaakt. Systeemdefinitie helpt bijvoorbeeld bij het in kaart brengen van welke assets onderhevig zijn aan verandering. Daarnaast helpt het opstellen van een systeemdefinitie met het bepalen van de kritische raakvlakken. Het zo goed mogelijk kunnen definiëren van kritische raakvlakken schept duidelijkheid voor alle betrokken partijen en helpt bij het vroegtijdig in kaart brengen van verantwoordelijkheden.
Framework
Nadat de systemen gedefinieerd zijn kan deze informatie verwerkt worden in een digitaal model. Dit model levert een framework op. Het doel van een framework is het afwegen van alle factoren die van belang zijn voor succesvolle systeemintegratie. Het framework stelt je in staat de relaties tussen de gedefinieerde systemen beter in kaart te brengen. Met deze informatie kan het meest ideale traject voor het realiseren van een project worden beredeneerd. Zo kunnen bijvoorbeeld specifieke voorspellingen worden gedaan over veranderende assets.
Kennisdeling
Hoe meer kennis voorhanden is, hoe innovatiever de oplossingen en hoe kleiner de kans op fouten. Een open kenniscultuur moet daarom altijd het streven zijn. Binnen een open kenniscultuur heeft iedere stakeholder op elk gewenst moment de juiste informatie tot zijn beschikking. Zeker voor het samenwerken in ketens is kennisdeling essentieel. Organisaties binnen deze ketens leren van elkaar. Dit verbetert de werkzaamheden en daarmee de kwaliteit van het eindproduct.
Focus op besluitvorming
Goede en duidelijke besluitvorming is belangrijk wanneer extern wordt samengewerkt. Ook bij een gemeenschappelijk doel kunnen onderliggende belangen anders zijn. Bij organisaties met verschillende bedrijfsculturen kan het daardoor lastig zijn tot een wederzijds geaccepteerd besluit te komen. Een duidelijke en afgestemde besluitvorming brengt grote voordelen met zich mee. Zo worden beslissingen effectief en tijdig genomen wat kosten scheelt. Daarnaast worden verantwoordelijkheden duidelijk in kaart gebracht, waardoor risico’s worden geminimaliseerd.
5-Why methode
Elke stap naar succesvolle systeemintegratie kan worden gefaciliteerd met de 5-Why methode. Deze veelgebruikte methode stelt je in staat tot de kern van een probleem te komen. Op deze manier kan gefocust worden op kritische tekortkomingen.