Wie een project oppakt, kan daar vanuit verschillende kanten naar kijken. Bijvoorbeeld vanuit de eigen doelstellingen en context of vanuit die van de belanghebbenden. Maar om de klimaatdoelen te behalen, is het juist belangrijk dat partijen gezamenlijk optrekken en vanaf de eerste dag op één lijn zitten. Want, zegt Leo van Ruijven van Croonwolter&dros: “We hebben geen tijd meer om zaken opnieuw te doen binnen projecten. Het moet in één keer goed gaan.”
Leo van Ruijven is al jaren bezig met zijn specialisme: systemische benaderingen onderzoeken en (waar mogelijk) toepassen. Het doel: projecten gestroomlijnd(er) laten verlopen en goede resultaten boeken voor alle partijen, door een overkoepelende, integrale aanpak neer te zetten. In zijn werkende leven ziet hij het tegenovergestelde: grote projecten waar de uiteindelijke doelen niet gehaald werden, omdat de aanpak niet doordacht en/of integraal was.
Eerst denken, dan doen
Van Ruijven noemt als voorbeeld de grote IT en infraprojecten bij de overheid. Dit zijn langdurige projecten, die een sterke fragmentatie kennen en waar vele belangen spelen. Bij het nemen van besluiten worden deze onvoldoende afgewogen tegen het beoogde gebruik, waardoor projecten falen of zelfs nooit worden afgemaakt. “Dat is jammer, want het gaat om heel veel (gemeenschaps)geld.”
Zijn visie: de voorbereiding moet (en kan) korter en efficiënter. En voordat je de inhoud induikt, moeten alle betrokken disciplines en belanghebbenden het eens zijn over de doelstellingen. Dat is wat Van Ruijven wil bereiken: “Hoe kunnen we gezamenlijk en efficiënt nadenken over wat we willen bereiken, vóórdat we dingen gaan beginnen? Welke vragen moeten we dan beantwoorden?” Alle neuzen dezelfde kant op dus. En alle vergezichten vanuit dezelfde pen, op hetzelfde papier. Zijn aanpak is als volgt.
De voorbereiding
Pas op voor de valse start, waarschuwt Van Ruijven. Om die te voorkomen, is het belangrijk dat alle betrokken partijen weten wat de wensen, eisen en beperkingen binnen het project zijn. Dit vereist ervaring en kennis van zowel het domein, ontwerpen en samenwerken. En misschien nog wel belangrijker is de taal waarin dat wordt vastgelegd en gecommuniceerd, aldus Van Ruijven: “Want die moet voor iedereen te begrijpen zijn.”
Ook kennis speelt een grote rol. Die moet bij alle partijen op een gelijk niveau zijn. Van Ruijven noemt een spinnenweb als voorbeeld: “Stel: je gaat een spinnenweb bouwen. Dan is het belangrijk om de verschillende aspecten eenduidig te omschrijven. Wat is het doel van een spinnenweb? Wat moet het kunnen? Hoe ziet de oplossing er uit? Hoe wordt het gebruikt en onderhouden?” De truc is om vervolgens niet direct aan de slag te gaan, vervolgt hij: “Bouw niet meteen een web, maar vraag je af: welke soorten spinnendraad zijn er eigenlijk? Welke hebben we precies nodig in welke configuratie om ons doel te bereiken? En is het resultaat duurzaam en onderhoudbaar?”