5x meer inschrijvingen op aanbestedingen

Zondag, 16 juli 2023 02:50

De factoren die leiden tot meer inschrijvingen op aanbestedingen zijn gedestilleerd uit onderzoek van Public Procurement Research Centre (PPRC) en de Universiteit Twente. Uit het onderzoek komen enkele punten naar voren die aanbestedende diensten kunnen gebruiken bij de planning en vormgeving van hun aanbestedingen. Hiermee wordt een redelijk aantal inschrijvingen gecreëerd en ontstaat er concurrentie, waardoor de prijs-kwaliteitverhouding beter in balans is. Dat meldt aanbestedings café.

De onderzoekers deden een statistische analyse over honderden aanbestedingsstukken. Het onderzoek ging dieper in op de aanname dat aanbestedingen korter en eenvoudiger moeten, zodat inschrijvers zo min mogelijk werk hebben aan het daadwerkelijke inschrijven zelf, de zogenoemde tender attractiveness.

De gemeente Rotterdam ontving subsidie voor onderzoek hiernaar en gaf het PPRC opdracht dit uit te voeren. Ook de Nationale Politie en Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) deden mee door samen met Rotterdam honderden percelen van afgeronde aanbestedingen ter beschikking te stellen uit de periode 2020-2022.

Conclusies
Er werden 15 factoren getest in het onderzoek. Denk aan het aantal vragen in gunning- of selectiecriteria, aantal referenties en verzoek om presentatie als onderdeel van de inschrijving. De belangrijkste factoren blijken te zijn:

Aanbesteding in de vakantie. Veel afdelingen zijn dan minimaal bezet, terwijl inschrijven op een aanbesteding een gecombineerde inspanning van meerdere afdelingen vraagt. Het gemiddeld aantal inschrijvingen ligt in vakantieperiodes op 2,99, tegen 5,14 daarbuiten.
Aanwezigheid plafondbedrag. Hierdoor weten inschrijvers een orde van grootte van de prijs die ze kunnen vragen, de biedingen worden hierdoor niet minder competitief.
Aantal pagina’s van de leidraad. Hoe meer pagina’s, hoe minder inschrijvingen. De onderzoekers schatten dat bij 18 pagina’s minder documentatie 1 inschrijver extra volgt.
Tijdsvenster voor deelname. Hoe meer tijd, hoe meer inschrijvers. De onderzoekers gaan uit van 1 inschrijver extra per 30 dagen extra inschrijftijd.
Aantal vragen. Meer vragen stellen, leidt tot minder inschrijvers. De onderzoekers beschrijven per 6 vragen 1 inschrijver minder te verwachten.