Bekijk desktop versie

 4856

Wie zijn wij?

Wie zijn wij?De Nederlandse Vereniging voor Doelmatig Onderhoud (NVDO) is dé toonaangevende brancheorganisatie die middels belangenbehartiging, kennisoverdracht en netwerken ondersteuning biedt aan bedrijven en personen die bij de besluitvorming op het gebied van Beheer en Onderhoud/Asset Management betrokken zijn en daarmee de Nederlandse...

Lees verder

Aanbesteden: doolhof van teksten en formulieren?

Donderdag, 01 juni 2017 12:37
Aanbesteden: doolhof van teksten en formulieren?

De hele set documenten en formulieren die bij een aanbesteding horen zijn in de loop der tijd steeds dikker en ingewikkelder geworden. Dat is niet zo vreemd als bedacht wordt dat de gevraagde diensten en producten steeds ingewikkelder zijn geworden, en steeds minder in een (bouw-)tekening gespecificeerd kunnen worden. Een beeld vervangt duizenden woorden, maar als er geen beelden zijn stapelen de pagina’s tekst zich snel op. 



Het gebruik van nieuwere vormen van aanbesteding, en het gebruik van EMVI-criteria versterkt dat effect alleen maar. Het resultaat is een indrukwekkende hoeveelheid vaak in juridische taal geschreven teksten en formulieren.

Dat maakt het inschrijven op een aanbesteding een hele uitdaging. De set documenten moet aandachtig doorgelezen worden, er dienen formulieren ingevuld te worden met veelal juridische begrippen, verklaringen overlegd te worden en dat allemaal binnen een harde deadline. Een fout is snel gemaakt, zeker voor partijen die dit niet gewend zijn of een relatief kleine staf hebben. Normaal gesproken is dat niet meer recht te zetten: de aanbestedende partij mag slechts onder uitzondering de gelegenheid bieden om de fout te herstellen. Op die manier begint het proces en de uitvoering de bedoeling van aanbesteden te ondergraven. Het doel van aanbesteden is om de beste aanbieding van de beste partij te vinden, ook al is die nieuw en relatief klein. Het doel is ook om toetreders de kans te geven er tussen te komen, om zo de innovatie aan te jagen. Als die partijen dan verdwalen in een doolhof van teksten en formulieren, of struikelen over onervarenheid met procedures en formulieren, dan werkt dat averechts.

Grote partijen die ervaring hebben en de kosten van een adviseur kunnen betalen hebben dan een flinke voorsprong. Maar het doel was niet om de beste juristen te selecteren, maar de beste uitvoering. De partij die struikelt heeft de kosten voor niets gemaakt, en had die energie en aandacht aan een andere marktkans kunnen besteden: zogenaamde opportunity costs. Het animo om nog eens in te schrijven op een andere aanbesteding is dan sterk verminderd, zodat de markt schraler wordt voor de aanbestedende partij.

Innovatief aanbesteden
Connekt vormt het programmasecretariaat van de Topsector Logistiek en contracteert namens het ministerie van Infrastructuur en Milieu innovatieprojecten in de logistiek. Dat zijn geen onder-zoeksprojecten door kennisinstellingen, maar toepassingsprojecten met bedrijven: het toepassen van wetenschappelijke kennis in de praktijk zodat er goede voorbeelden ontstaan hoe daar geld mee te verdienen valt, of kilometers bespaard worden, of klanten beter bediend worden. Zo wordt de sector internationaal concurrerender. Ook op dit soort projecten is de aanbestedings-wetgeving van toepassing. Dat vraagt van Connekt een creatieve en innovatieve toepassing van de richtlijnen, want geen enkel project is standaard of passend in een bekend stramien. AT Osborne ondersteunt Connekt op het juridische en uitvoerende vlak.

Bij het aanbesteden van dit soort bijzonder en innovatieve projecten, in een markt die dit totaal niet gewend is, is het risico groot dat de berg van teksten en formulieren menigeen doet besluiten om niet eens te beginnen, of doet struikelen onderweg. Connekt en AT Osborne hebben daarom met succes een aantal innovaties in het aanbestedingsproces ontwikkeld, die ook in andere sectoren gebruikt kunnen worden.

Daarnaast biedt Connekt vouchers aan. Deze expert-vouchers assisteren de marktpartijen bij het doen van een inschrijving, zodat de inschrijving beter is en beter te beoordelen is. Zo is er een business case voucher ontwikkeld voor prijsvragen: in de prijsvraag wordt gestuurd op partijen die het uitzicht hebben om een goede business case als een innovatie (zoals een andere logistieke opzet en organisatie) in de praktijk goed blijkt te werken. Het doel is namelijk om (wetenschappelijke) kennis in de praktijk toe te laten passen, en aan te tonen dat daardoor een stap vooruit gemaakt wordt. Dat is niet zeker van te voren (anders is het geen innovatie), maar het moet wel aannemelijk zijn. En de beste garantie voor continuering en dat anderen het overnemen is als er geld mee verdiend gaat worden. De selectie is dus voor een flink deel gebaseerd op die business case analyse. Connekt heeft er dus belang bij dat inschrijvers op een min of meer uniforme wijze de business case opzetten (ten behoeve van de beoordeling), maar ook dat de cijfers en aannames die gebruikt worden van hoge kwaliteit zijn.

Dat betekent dat potentiële inschrijvers gestimuleerd worden om een voucher aan te vragen. Die geeft recht op ondersteuning door een (door Connekt gecontracteerde en betaalde) expert bij het opzetten van de business case. De expert helpt om die kwaliteit goed te krijgen, want die snapt het doel en de achtergrond, en is ervaren in business case analyses. Dat heeft er bijvoorbeeld in de praktijk toe geleid dat sommige potentiele inschrijvers tussentijds stopten omdat de business case zwak was. Zowel de inschrijver als Connekt zien dat als winst: geen onnodige inspanning gevolgd door een teleurstelling, en minder werk bij de beoordeling.



De expert is overigens uitgesloten van deelname aan een inschrijving, geeft geen informatie door aan Connekt tijdens de procedure, en mag ook niet betrokken zijn bij de beoordeling. Naderhand maakt de expert wel een rapport over de observaties en bevindingen om er van te kunnen leren.
Connekt contracteert en betaalt de expert om zowel kwaliteit te krijgen als een level playing field voor inschrijvers. Een aanvrager van een voucher moet wel aan een aantal minimum eisen voldoen, zodat de aanvragen beperkt worden tot serieuze potnetiele inschrijvers. In de praktijk blijkt dat goed te sturen te zijn, met tussen de 4 en 10 vouchers per prijsvraag.

Er is ook een juridische voucher ontwikkeld, wederom uit te voeren met door Connekt betaalde expert. Potentiele inschrijvers kunnen voorafgaand aan het doen van een definitieve inschrijving de concept-inschrijving door een juridisch expert technisch laten beoordelen. De juridisch expert toets de inschrijving aan de juridische eisen en voorkomt zo dat de partij struikelt over formaliteiten.
Er is een bewuste keuze gemaakt om de kosten van de vouchers te dragen. Inschrijvers moeten een flinke (onbetaalde) inspanning doen, en dit staat buiten hun normale business model. Innovatie is niet zonder risico’s, en de risico’s dienen evenwichtig en fair verdeeld te worden. Op deze manier worden er betere projecten aangetrokken.

Naast deze innovatieve toepassingen worden de leidraden bewust kort gehouden en van te voren door niet-juristen doorgelezen die proberen jargon te vervangen door spreektaal. Leidraden worden en voorzien van een checklist. In de leidraden worden enkel de eisen opgenomen die vereist zijn voor de opdracht. Zo wordt het document overzichtelijk en leesbaar. Met de checklist wordt het makkelijker voor marktpartijen om te beoordelen of ze alle documenten hebben toegevoegd. De kans is dan een stuk groter dat alle benodigde documenten aanwezig zijn. Het instrument video biedt nog meer kansen: de wet verplicht niet tot alleen maar tekst in een leidraad. In principe kan een deel van de leidraad vervangen worden door een video en/of animatie, vooral als het gaat om uitleg van de context en van de bedoeling. Het vermoeden is dat dat voor potentiele inschrijvers een sterke verbetering is. In toekomstige aanbestedingen gaat dit uitgeprobeerd worden.

Minder zorgen om aanbesteden, meer focus op inhoud
Met deze visie en de innovatieve toepassingen die door Connekt en AT Osborne zijn ontwikkeld zorgen we er voor dat aanbesteden weer dichter bij het oorspronkelijke doel komt: het in vrije concurrentie selecteren van de beste partij met het beste aanbod, en niet te vergeten de beste uitvoering.

Heeft u vragen over deze innovatieve vorm van aanbesteden, neem dan contact op met Herman Wagter (Connekt) of Femke Rasenberg (AT Osborne).

Meedoen in TenderNed? Bekijk dan even de handige instructies in dit filmpje;


Deze website maakt gebruikt van cookies. Meer informatie hierover vindt u op ons cookiebeleid. Sluiten